KEPENTINGAN AKAUN UNTUK USAHAWAN

Kalau ditanya berkenaan akaun dikalangan orang yang menjalankan perniagaan. Boleh dikatakan majoriti perniaga akan mengaku alami masalah perakaunan. Malah ada yang beranggapan bank akaun tu adalah akaun untuk menunjukkan kedudukan syarikat. Sangatlah salah dengan menganggap akaun bank dapat menunjukkan kedudukan kewangan yang sebenar.

Ramai yang tidak menyedari keperluan mempunyai akaun yang lengkap. Akaun atau penyata kewangan yang lengkap ialah akaun yang terdiri imbangan duga, penyata untung dan rugi serta penyata aliran tunai. Di dalam

1) Imbangan duga

Kita dapat mengetahui kedudukan syarikat dari permulaan kita menjalankan perniagaan. Di dalam imbangan duga kita juga boleh ketahui kedudukan aset, libiliti dan ekuiti syarikat kita. Sangat lah penting kita mengetahui kedudukan sebenar syarikat kita sebelum membuat sesuatu keputusan seperti membeli bangunan, memberi bonus pada pekerja, membuat pelaburan dan membuat pinjaman dengan bank.

2) Penyata Untung Rugi

Melalui penyata untung rugi kita dapat mengenalpasti kedudukan semasa perniagaan kita dari segi perjalanan operasi. Ini bermakna melalui penyata ini kita boleh ketahui lebih tepat mengenai operasi syarikat samaada menghasilkan keuntungan atau kerugian.

3) Penyata aliran tunai

Menunjukkan kedudukan aliran tunai syarikat. Dari penyata ini kita boleh mengenalpasti tunai perniagaan banyak kearah operasi, pelaburan atau kewangan. Syarikat juga boleh mengetahui baki sebenar tunai yang boleh digunakan untuk sebarang pembayaran atau perbelanjaan.

Kelemahan ini sering terjadi disebabkan beberapa perkara. Diantara punca akaun tidak dapat disediakan dengan tepat dan dikemaskinikan ialah:-

1) Tidak mahu tanggung kos melantik akauntan @ upah luar

Masalah ini sering berlaku pada perniaga kecil dan selalunya yang baru mula perniagaan. Disebabkan tiada asas perakaunan yang baik, mereka memilih untuk tidak mengemaskini secara bulanan. Kebanyakkan mereka memilih untuk mengemaskini secara tahunan. Risiko yang dihadapi jika mengemaskini secara tahunan ialah transaksi tidak tepat, dokumen hilang dan maklumat tidak cukup.

2) Tidak menyimpan rekod & dokumen dengan betul

Masalah ini juga antara punca utama peniaga memilih untuk tidak mengemaskini perakaunan mereka. DIsebabkan kelemahan dalam sistem menyimpan rekod dan dokumen. Mereka lambat bertindak untuk melantik pekerja pentadbiran atau kerani akaun.

3) Tidak mempunyai masa yang cukup

Kebanyakkan perniaga sibuk dengan aktiviti operasi perniagaan. Untuk mereka tumpu pada hal-hal berkaitan pentadbiran terutama berkaitan akaun adalah jarang akan mereka lakukan. Akhirnya wujudlah masalah dari segi simpanan rekod dan kemaskini akaun.

4) Tidak tahu kepentingan akaun

Ini juga tidak dapat dinafikan antara punca utama masalah perakaunan tidak dapat kemaskini. Perniaga lebih menjadikan baki dalam bank sebagai keuntungan yang sebenar beliau dapat. Perniaga akan mengambil langkah mudah dengan menjadi baki dalam bank untuk digunakan dan membuat belian.

Oleh itu, saya rasa sangat bertanggungjawab untuk memastikan peniaga-peniaga di luar bertindak dengan betul. Sebaik-baiknya dari permulaan menjalankan perniagaan, peniaga sudah mula fikir tentang pentadbiran dan pengurusan. Untuk membuat persediaan akaun yang lepas tanpa kemaskini dengan baik bukan semudah yang disangkakan. Ia melibatkan masa dan perlu memikirkan semula transaksi yang sudah lepas. Kesilapan yang sering dilakukan amat merugikan perniaga. Bukan sekadar risiko membuat keputusan yang salah malah risiko untuk dikenakan kompaun oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Kastam juga akan wujud.

Untuk usahawan diluar, dalam memastikan kita boleh berjaya dalam perniagaan. Amatlah digalakkan dalam memastikan penyediaan akaun yang baik dan tersusun. Kelebihan dalam menyediakan akaun antaranya ialah:-

1) Dapat mengenalpasti kedudukan kewangan syarikat

Sangat penting kita kenalpasti kedudukan kewangan syarikat untuk mengelak dari kita membuat perbelanjaan yang tidak sesuai pada waktu dan mengelak dari masalah aliran tunai. Terlalu ramai perniaga yang mengalami masalah kena sekat dari membuat transaksi di bank disebabkan masalah baki bank yang tidak cukup untuk menampung perbelanjaan yang dibuat. Sangatlah menyukarkan urusan perniagaan jika urusan bank telah disekat untuk tempoh tertentu. Untuk mengelak perkara ini terjadi adalah penting akaun dikemaskini selalu.

2) Dapat membuat analisa dan perancangan

Melalui penyediaan penyata kewangan yang lengkap, kita dapat mengetahui dan menganalisa kewangan syarikat kita. Samaada kita bergerak dengan betul dan menguntungkan atau sebaliknya. Diantara analisa yang kita boleh buat ialah:-

a) Nisbah Kecairan

Tujuannya ialah untuk merujuk kepada keupayaan syarikat untuk memenuhi tuntutan kematangan jangka pendek atau obligasi. Ia terdiri beberapa perkara seperti modal kerja bersih, nisbah semasa dan nibah cepat.

b) Nisbah Pengurusan Aset

Nisbah ini merujuk pada kecekapan syarikat untuk menggunakan aset dan berapa cepat akaun tertentu boleh ditukarkan kepada jualan dan tunai. Ia sangat penting memastikan aset yang berada di syarikat seperti penghutang, inventori dan aset tetap mampu menukarkan ke jualan dan tunai.

c) Nisbah Keberuntungan

Nisbah ini merujuk kepada keberkesanan syarikat dalam menjana pulangan daripada pelaburan dan jualan. Contohnya, margin keuntungan kasar, margin keuntungan bersih, margin keuntungan operasi, pulangan daripada aset dan pulangan daripada ekuiti. Dalam margin untung kasar diguna untuk mengetahui samaada keuntungan kasar perniagaan yang diperolehi adalah sesuai dengan perniagaan yang dilakukan. Ini bermakna jika perniaga tersebut menjual perabot, maka beliau hendaklah memastikan margin yang diperolehinya tidak jauh dengan pesaingnya. Jika tidak beliau hendaklah memikirkan untuk membuat beberapa tindakan seperti meningkatkan harga jualan atau mengurangkan kos.

d) Nisbah Nilai Pasaran

Nisbah nilai pasaran merujuk kepada kebolehan syarikat untuk mewujudkan nilai pasaran melebihi kos pelaburan. Kecairan, pengurusan aset dan nisbah leveraj mengukur risiko syarikat tersebut, manakala nisbah keberuntungan mengukur pulangan syarikat.

3) Dapat mengenalpasti dan mengelak penyelewengan

Penyelewengan mudah berlaku jika tiada kawalan pada aliran tunai dan kawalan pada duit keluar. Jika akaun tidak dapat dikemaskini maka ia memudahkan pihak tertentu untuk mengambil kesempatan atas kelemahan yang wujud. Sebagai contoh, kerani kerap menyediakan bayaran pendahuluan pada pekerja syarikat. Disebabkan tiada rekod tentang bayaran pendahuluan tersebut. Maka tindakan untuk mendapat maklumat terperinci serta dokumen sokongan pada pekerja tersebut juga tidak dibuat. Akibatnya syarikat terpaksa menanggung kerugian disebabkan kelemahan pengurusan dan penyelewengan pekerja mereka.

4) Merancang percukaian syarikat bagi tahun semasa

Hakikatnya, syarikat mempunyai pilihan dalam memastikan jumlah cukai yang dibayar adalah tepat dan mengikut keuntungan yang sebenar bagi tahun semasa tersebut. Sekiranya syarikat mensasarkan cukai yang sepatutnya bagi tahun semasa, syarikat perlu memantau perbelanjaan dan pendapatan yang dikenakan cukai. Perkara ini hanya boleh dilakukan sekiranya syarikat sentiasa memantau akaun, corak pengaliran pendapatan dan perbelanjaan syarikat.

5) Merancang strategi pengurusan risiko

Setiap keputusan yang dibuat syarikat akan membawa risiko tersendiri. Risiko syarikat perlu diuruskan dengan bijak bagi mengelakkan berlakunya risiko yang tidak mampu ditanggung. Pemantauan akaun secara berkala perlu dilakukan. Sebagai contoh, risiko bankrupsi boleh diuruskan dengan mengetahui aliran transaksi duit masuk, memantau kutipan penghutang secara aktif, dan memantau transaksi duit keluar atau perbelanjaan.

6) Pinjaman mudah diluluskan

Dengan menyediakan akaun secara berkala, syarikat dapat merancang corak aliran kewangan syarikat bagi memastikan syarikat membuat keuntungan yang kukuh bagi tahun semasa. Ini penting bagi pihak bank untuk menilai pinjaman yang akan diluluskan. Selain itu,pihak syarikat perlu menyediakan akaun yang terkini kepada pihak bank. Antara kriteria lain dalam memudahkan kelulusan pinjaman ialah, akaun yang tersusun dan lengkap.

Setiap ahli perniagaan mestilah mempunyai disiplin diri bagi merekod dan menganalisa prestasi perniagaan sekurang-kurangnya sekali di dalam seminggu. Ini penting bagi menjejaki aliran kewangan syarikat dan mendapatkan data terkini. Antara tips yang boleh dipraktikkan dalam syarikat ialah:

1) Merekod transaksi duit tunai

Peniaga seharusnya merekod segala transaksi melibatkan duit tunai samaada aliran keluar atau masuk. Ini penting bagi memastikan duit di tangan selari dengan angka yang direkod. Selain itu, rekod juga membolehkan peniaga membuat analisa bentuk perbelanjaan dan penerimaan tunai. Analisa yang dibuat membolehkan peniaga membuat perancangan seperti penjimatan perbelanjaan.

Untuk merekod buku tunai, senaraikan jumlah wang yang diletakkan sebagai duit tunai syarikat.. Kemudian, senaraikan dan tolakkan jumlah setiap pembelian dan perbelanjaan yang berlaku melibatkan duit tunai. Apabila tunai di tangan sudah kehabisan, anda perlulah menambah semula wang tunai dan perlulah merekodnya. Sentiasa memantau buku tunai bagi memastikan tunai ditangan sepadan dengan baki yang telah direkod.

2) Pengeluaran Invois Jualan Terkini

Invois jualan merupakan dokumen transaksi yang amat penting bagi membuktikan produk jualan atau perkhidmatan telah disediakan kepada pelanggan perniagaan. Ianya amat penting untuk dikeluarkan dan dihantar kepada pelanggan agar bayaran yang dikenakan dapat dikutip berdasarkan produk atau perkhidmatan yang telah dikeluarkan.

Kutipan tunai dari para pelanggan amatlah penting demi menjamin kelancaran aliran tunai sesebuah perniagaan terutamanya dalam menanggung segala komitmen perbelanjaan perniagaan serta kos untuk menghasilkan satu-satu jualan. Tanpa kutipan tunai ini, perniagaan tidak akan berjalan dengan lancar.

3) Merekod Bil & Perbelanjaan Overhead

Bil-bil pembelian mestilah direkod serta dijelaskan mengikut jangkamasa yang dipersetujui bersama para pembekal. Ini adalah penting supaya bahan-bahan mentah yang dibekalkan dapat diterima pada masa yang telah ditetapkan supaya ianya tidak mengganggu proses jualan perniagaan dari masa ke semasa.

Merekodkan semua bil-bil semasa serta perbelanjaan syarikat ini dapat membantu anda untuk menganalisa berapakah kos operasi syarikat anda. Anda juga dengan mudah untuk memotong perbelanjaan yang tidak diperlukan seperti bil-bil tambahan untuk berjumpa pelanggan agar bisnes anda lebih menguntungkan.

4) Memeriksa Penyata Akaun Perniagaan

Penyata Akaun Semasa perniagaan yang dibuka di bank-bank perdagangan amat penting kerana ianya merupakan sumber rekod utama pembayaran dan penerimaan tunai dari pembekal dan pelanggan perniagaan. Setiap penyata ini menunjukkan berapa banyakkah keuntungan serta kos yang diperlukan setiap minggu.

Kaedah hubungan perniagaan yang menggunakan transaksi pembayaran cek-cek perniagaan akan ditunjukkan di dalam Penyata Akaun Semasa dari masa ke semasa. Penyata Akaun Semasa ini juga boleh dijadikan sebagai rujukan di dalam menganggarkan prestasi dan keupayaan perniagaan di masa hadapan.

5) Memeriksa Transaksi Urusniaga

Pemeriksaan dokumen transaksi-transaksi perniagaan seperti yang dinyatakan ini amatlah penting bagi menjamin setiap barangan belian dan jualan direkodkan. Ia dapat membantu ahli perniagaan untuk melihat keupayaan bisnes dan merangka strategi bisnes untuk jangka masa panjang.

Keupayaan seseorang ahli perniagaan memastikan rekod yang baik akan mengurangkan risiko kehilangan barangan perniagaan, memastikan penyimpanan stok berada di tahap optimum serta pengurusan aliran tunai yang cekap. Ia dapat memaksimumkan keuntungan dan meminimumkan kerugian perniagaan.

Sentiasa kita bertindak dengan bijak setiap apa yang kita lakukan dalam perniagaan. Jangan kita memandang rendah kepentingan akaun dalam perniagaan. Banyak kita dapat selamatkan dan merancang dengan lebih baik dalam setiap aktiviti perniagaan atau pelaburan kita. Semoga kita menjadi bijak mengurus dan bijak bertindak.